Deze Gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) regelt hoe Companin persoonlijke gegevens verwerkt namens klanten die het Companin-platform gebruiken.
Deze DPA is aangegaan tussen Companin (de Gegevensverwerker) en de organisatie die de Algemene Voorwaarden van Companin heeft aanvaard (de Gegevensbeheerder). Het is een aanvulling op de Algemene Voorwaarden en het Privacybeleid.
Companin verwerkt persoonlijke gegevens uitsluitend om de klantenservice AI-widgetdienst te bieden zoals beschreven in de Algemene Voorwaarden. Verwerking vindt alleen plaats op gedocumenteerde instructies van de Beheerder.
Companin kan de volgende categorieën van persoonlijke gegevens verwerken namens de Controller: bezoekersnamen en e-mailadressen (indien verstrekt aan de widget), IP-adressen, gespreksinhoud en chattranscripten, gebruiksmetadata en sessie-identificatoren, en andere gegevens die expliciet door de Controller zijn geconfigureerd.
Persoonlijke gegevens worden uitsluitend verwerkt om de AI-gestuurde klantenondersteuningswidget te bedienen, onderhouden en verbeteren, inclusief het genereren van antwoorden, het behouden van sessiecontinuïteit en het produceren van analyses voor de Controller.
Gesprekslogboeken en bijbehorende persoonlijke gegevens worden bewaard voor de periode die door de Controller in hun accountinstellingen is geconfigureerd, met een standaardmaximum van 12 maanden. Bij beëindiging van het account worden alle persoonlijke gegevens binnen 30 dagen verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere periode vereist is volgens de toepasselijke wetgeving.
Companin gebruikt de volgende categorieën van sub-verwerkers om de service te leveren. Klanten worden ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte gesteld van materiële wijzigingen.
Companin implementeert en onderhoudt technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven op de beveiligingspagina. Deze omvatten encryptie tijdens transport (TLS 1.2+), encryptie in rust (AES-256), gehashte referenties, toegangscontroles en auditlogging. Voor het volledige beveiligingsoverzicht bezoek companin.tech/security.
De Controller is verantwoordelijk voor het reageren op verzoeken van betrokkenen. Companin zal de Controller helpen bij het vervullen van verzoeken om toegang, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid, beperking en bezwaar binnen de tijdsbestekken die vereist zijn door de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Verzoeken kunnen worden ingediend via de accountinstellingen of door contact op te nemen met post@companin.tech.
Waar Companin of zijn sub-verwerkers persoonlijke gegevens buiten de Europese Economische Ruimte of het Verenigd Koninkrijk overdragen, worden dergelijke overdrachten beheerst door Standaard Contractuele Clausules (SCC's) die zijn aangenomen door de Europese Commissie, of een gelijkwaardig overdrachtsmechanisme dat wordt erkend onder de toepasselijke wetgeving. Details van de huidige hostingregio zijn beschikbaar op de beveiligingspagina.
Voor vragen met betrekking tot de DPA, om een ondertekende DPA aan te vragen, of om rechten van betrokkenen uit te oefenen, neem contact met ons op via post@companin.tech.